REGULAMIN NAJMU KRÓTKOTERMINOWEGO
OBOWIĄZUJĄCY OD DNIA 10.07.2018 R.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa warunki rezerwacji i usługi najmu krótkoterminowego lokali dostępnych w ofercie BillBerry Apartments oraz stanowi integralną część umowy krótkoterminowego najmu apartamentu, zawartej pomiędzy Klientem a BillBerry Apartments, której wzór stanowi załącznik do Regulaminu. W ramach umowy krótkoterminowego najmu apartamentu, BillBerry Apartments zobowiązuje się do udostępnienia Klientowi Apartamentu, a Klient do zapłaty wynagrodzenia oraz przestrzegania zasad określonych w zawartej Umowie i niniejszym Regulaminie.

1.2. Przed dokonaniem rezerwacji Klient zobowiązany jest do zapoznania się z treścią Regulaminu. Dokonanie rezerwacji równoznaczne jest z zaakceptowaniem jego treści.

1.3. BillBerry Apartments oświadcza, że posiada tytuł prawny do Apartamentu, będącego przedmiotem umowy zawartej z Klientem oraz jest uprawniony do świadczenia usługi czasowego udostępniania Apartamentu na cele turystyczne lub wypoczynkowe.

1.4. BillBerry Apartments informuje Klientów, iż na podstawie art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maj 2014r. o prawach konsumenta, w przypadku umowy o świadczenie usług w zakresie zakwaterowania, innych niż do celów mieszkalnych, konsumentowi nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy zawartej na odległość, co Klient niniejszym przyjmuje do wiadomości.

2. Definicje

2.1. Apartament – lokal mieszkalny, będący w ofercie BillBerry Apartments, opisany szczegółowo na stronie www.billberry-apartments.pl lub innych portalach pośredniczących, będący przedmiotem rezerwacji lub Umowy;

2.2. BillBerry Apartments – BillBerry Capital Group S.A. z siedzibą w Gdańsku (80-017), przy ul. Trakt Świętego Wojciecha 149, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000716777, NIP: 5842767963, REGON:  369471268, o kapitale zakładowym: 100.000,00 zł, w pełni opłaconym;

2.3. Klient – osoba fizyczna lub prawna, będąca stroną umowy krótkotrwałego najmu apartamentu lub wyrażająca chęć skorzystania z usług BillBerry Apartments.

2.4. Regulamin – niniejszy Regulamin najmu krótkotrwałego;

2.5. Rezydent – osoba wyznaczona przez BillBerry Apartments, która jest upoważniona do wydania i odbioru Apartamentu od Klienta, a także do innych czynności określonych niniejszym Regulaminem;

2.6. Serwis internetowy – strona internetowa www.billberry-apartments.pl, za pomocą której udostępniona jest platforma rezerwacyjna;

2.7. Umowa - umowa krótkoterminowego najmu apartamentu zawarta pomiędzy Klientem, a BillBerry Apartments, której wzór stanowi załącznik do Regulaminu.

3. Rezerwacja

3.1. Dokonanie rezerwacji równoznaczne jest z zaakceptowaniem treści Regulaminu.

3.2. Rezerwacji Apartamentu można dokonać w następujący sposób:

  • Za pomocą formularza rezerwacyjnego, udostępnionego przez BillBerry Apartments, za pośrednictwem strony internetowej www.billberry-apartments.pl;
  • Za pośrednictwem infolinii pod numerem: + 48 572-090-800 dostępnej wyłącznie od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-17:00;
  • Na adres mailowy: rezerwacje@billberry-apartments.pl;
  • Osobiście w biurze BillBerry Apartments mieszczącym się w Sopocie przy  Aleja Niepodległości 709/2, otwartego w godzinach 9:00-17:00 od poniedziałku do piątku;
  • Za pomocą współpracującego z BillBerry Apartments portalu pośredniczącego.

3.3. W trakcie rezerwacji Klient zobowiązany jest do podania następujących informacji:

  • Termin pobytu (data zameldowania oraz wymeldowania);
  • Wybrany Apartament;
  • Dane kontaktowe (imię, nazwisko, numer telefonu, adres);
  • Liczba osób w Apartamencie, z tym zastrzeżeniem, że nie może ona przekraczać dopuszczalnej liczby osób wskazanej w ofercie;
  • Planowana godzina przybycia;
  • Usługi dodatkowe;

3.4. Potwierdzenie rezerwacji przez BillBerry Apartments następuje poprzez doręczenie na adres poczty elektronicznej, udostępniony przez Klienta podczas procesu rezerwacji, wiadomości z informacją o potwierdzeniu przyjęcia rezerwacji, podsumowaniu oferty oraz określeniu całkowitej ceny usługi.

3.5. Pobyt dziecka do lat 6, które śpi wraz z opiekunem lub we własnym prywatnym łóżeczku, dla którego nie jest wymagana dodatkowa pościel, jest bezpłatny. Na każdego opiekuna może przypadać jedno dziecko do lat 6, którego pobyt jest bezpłatny. W momencie dokonywania rezerwacji prosimy o podanie całkowitej liczby osób wraz z wiekiem dzieci oraz uwzględnieniem osobno dzieci, których pobyt traktowany jest jako bezpłatny (informację należy dopisać w zakładce UWAGI).

4. Opłata rezerwacyjna

4.1. W ciągu dwóch dni roboczych, liczonych od dnia otrzymania potwierdzenia rezerwacji, o którym mowa w pkt 3.4, Klient zobowiązany jest do uiszczenia  opłaty rezerwacyjnej, za pomocą przelewu bankowego lub udostępnionej formy płatności online, w wysokości 30% całkowitej ceny usługi wskazanej w potwierdzeniu rezerwacji. Brak uiszczenia opłaty rezerwacyjnej równoznaczny jest z anulowaniem rezerwacji, bez konieczności wyznaczania dodatkowego terminu do uregulowania świadczenia.

4.2. O ile strony nie uzgodnią inaczej, Klient zobowiązany jest do płatności całkowitej ceny usługi (pomniejszonej o opłatę rezerwacyjną),  najpóźniej w dniu zameldowania, w formie gotówki, płatności kartą płatniczą lub poprzez system DotPay.

4.3. W przypadku uiszczenia opłaty rezerwacyjnej przelewem, bezpośrednio przed planowaną datą przyjazdu, BillBerry Apartments  może zażądać od Klienta okazania potwierdzenia dokonania przelewu.

5. Zmiana / anulowanie rezerwacji

5.1. Zmiana rezerwacji jest możliwa wyłącznie, gdy w innym wybranym przez Klienta terminie, Apartament nie został już zarezerwowany. W przypadku gdy cena usługi w nowym terminie jest wyższa niż dotychczasowa, Klient zobowiązany jest do pokrycia różnicy w cenie usługi. Zmiana rezerwacji możliwa jest do 14 dni przed planowanym przyjazdem.

5.2. Anulowanie rezerwacji możliwe jest do 30 dni przed planowanym przyjazdem. W takim przypadku wpłacona opłata rezerwacyjna zostaje zwrócona w ciągu 7 dni roboczych na wskazany numer konta bankowego. W przypadku anulowania rezerwacji po wskazanym terminie, opłata rezerwacyjna nie zostanie zwrócona.

5.3. W przypadku wystąpienia siły wyższej tj. nadzwyczajnych okoliczności, niezależnych od żadnej ze stron, katastrof żywiołowych, strajków, działań wojennych lub innych sytuacji wyjątkowych uniemożliwiających realizację usługi, BillBerry Apartments ma prawo odstąpić od zawartej Umowy z obowiązkiem zwrotu wszystkich wpłaconych przez Klienta należności na wskazany rachunek bankowy.

5.4. W przypadku wystąpienia w Apartamencie, zarezerwowanym przez Klienta, niemożliwych do przewidzenia okoliczności, których skutków nie można usunąć, BillBerry Apartments zaproponuje Klientowi Apartament zastępczy o zbliżonym standardzie. W takim przypadku Klient ma prawo odstąpić od zawartej Umowy z obowiązkiem zwrotu wszystkich wpłaconych przez Klienta należności na wskazany rachunek bankowy.

6. Zameldowanie i wymeldowanie

6.1. Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 15:00, w dniu zameldowania i kończy o godzinie 11:00, w dniu wymeldowania. Klient zobowiązany jest do poinformowania BillBerry Apartments,  najpóźniej dzień przed przyjazdem, o planowanej godzinie odbioru kluczy do Apartamentu oraz najpóźniej dzień przed wymeldowaniem, o planowanej godzinie opuszczenia Apartamentu i zwrotu kluczy. Podczas wymeldowania klucze odbiera Rezydent bezpośrednio w Apartamencie.

6.2. Zameldowanie odbywa się od godziny 15:00 do 21:00, bezpośrednio w biurze BillBerry Apartments, mieszczącym się pod adresem: Al. Niepodległości 709/2, 81-853 Sopot, tel. + 48 572 090 800 lub w miejscu i terminie wskazanym wyznaczonym przez pracownika BillBerry Apartments. W przypadku zameldowania po godzinie 21:00, Rezydent przekazuje klucze pod wskazany apartament, na który została dokonana rezerwacja. Późniejsze zameldowanie objęte jest dodatkową opłatą, płatną gotówką w dniu przyjazdu:

  • W godzinach 21:00-00:00 wynoszącą 100 (słownie: sto) złotych;
  • W godzinach 00:00-4:00 wynoszącą 150 (słownie sto pięćdziesiąt) złotych. W celu potwierdzenia możliwości zameldowania przed godz. 15:00 oraz po godz. 21:00, wymagany jest wcześniejszy kontakt z biurem BillBerry Apartments.

6.3. W przypadku wymeldowania przed godziną 7:00, pobierana jest dodatkowa opłata w wysokości 100 (słownie: stu) złotych.

6.4. W przypadku opóźnienia w dotarciu o ustalonej godzinie, Klient  zobowiązany jest do natychmiastowego powiadomienia telefonicznego BillBerry Apartments. W razie braku kontaktu z Klientem rezerwacja może zostać anulowana.

6.5. Podczas zameldowania Klient zobowiązany jest do okazania dowodu tożsamości zawierającego zdjęcie oraz podania numeru karty płatniczej. Której jest właścicielem oraz daty jej ważności wraz z nr CCV. W przypadku braku karty płatniczej, pobierana jest kaucja zabezpieczająca w wysokości od  500 (słownie: pięciuset) złotych do 2000 (słownie: dwóch tysięcy) złotych.  Wysokość kaucji może różnic się w zależności od charakteru pobytu (wyższa kwota może zostać pobrana w przypadku imprez okolicznościowych oraz pobytów w święta) oraz liczby osób. Kaucja zwracana jest podczas wymeldowania. Dane z karty płatniczej lub kaucja są zabezpieczeniem roszczeń odszkodowawczych. Odbioru oraz zwrotu kluczy może dokonać tylko i wyłącznie pełnoletnia osoba, dokonująca rezerwacji. Potrącenia należności BillBerry Apartments z kaucji nie wyłącza dochodzenia roszczeń z tytułu poniesionych szkód, których wartość przewyższa pobraną kaucję.

6.6. BillBerry Apartments zastrzega sobie prawo do niewydania kluczy do Apartamentu osobom pod wpływem alkoholu, środków odurzających, zachowujących się agresywnie oraz stwarzających bezpośrednie zagrożenie dla innych osób oraz mienia lub osób nie posiadających dowodu tożsamości ze zdjęciem, w dniu zameldowania. BillBerry Apartments może odmówić przyjęcia Klientów, którzy podczas poprzedniego pobytu rażąco naruszyli Umowę lub Regulamin, w tym także w razie posiadania nieuregulowanych płatności.

6.7. Przed wymeldowaniem, BillBerry Apartments zastrzega sobie prawo do sprawdzenia stanu technicznego Apartamentu. W przypadku stwierdzenia szkód powstałych podczas pobytu, Klient zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy w całości, najpóźniej w dniu wymeldowania.

6.8. Wcześniejszy wyjazd z przyczyn nieleżących po stronie BillBerry Apartments, nie uprawnia do żądania zwrotu kosztów za niewykorzystane świadczenia.

7. Obowiązki klienta podczas pobytu w apartamencie

7.1. Klient zobowiązuje się korzystać z Apartamentu wyłącznie w celach turystycznych lub wypoczynkowych i nie może oddawać apartamentu w podnajem ani bezpłatne używanie jakimkolwiek osobom trzecim.

7.2. Niezwłocznie po zameldowaniu Klient powinien zgłosić wszelkie stwierdzone nieprawidłowości w Apartamencie, w przeciwnym razie może spowodować to obciążenie Klienta kosztami napraw stwierdzonych szkód.

7.3. W Apartamencie obowiązuje cisza nocna od godziny 22:00 do godziny 7:00. W przypadku nieprzestrzegania powszechnie przyjętych norm współżycia społecznego, zakłócania spokoju sąsiadów, BillBerry Apartments zastrzega sobie prawo do natychmiastowego wypowiedzenia Umowy, bez obowiązku zwrotu kosztów za niewykorzystany czas pobytu.

7.4. Organizowanie wszelkiego rodzaju imprez w Apartamentach jest zabronione. W przypadku złamania zakazu organizacji imprez, Wynajmujący zastrzega sobie prawo do natychmiastowego wypowiedzenia Umowy, bez obowiązku zwrotu kosztów za niewykorzystany czas pobytu.

7.5. Bez uprzedniej pisemnej zgody BillBerry Apartments, Klient nie może udostępniać publicznie, w szczególności na portalach internetowych, zdjęć lub filmów wykonanych w Apartamencie, na których widoczne jest jego wyposażenie.

7.6. Klient zobowiązany jest do utrzymywania oraz zwrotu Apartamentu w stanie nienaruszonym. Goście Apartamentu w dniu wyjazdu zobowiązani są wyrzucić po sobie śmieci do pojemników, które znajdują się na zewnątrz budynku.

7.7. BillBerry Apartments lub innej osobie wyznaczonej, przysługuje prawo wstępu do Apartamentu celem usunięcia awarii lub w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że Klient narusza zapisy Regulaminu.

7.8. Klient ma obowiązek zwrócić szczególną uwagę na należytą obsługę zaworów wody i urządzeń elektrycznych. Ze względu na przepisy dotyczące ochrony przeciwpożarowej, Klient nie może używać jakikolwiek urządzeń zasilanych energią elektryczną, niestanowiących wyposażenia, za wyjątkiem: komputera, maszynki do golenia, suszarki do włosów.

7.9. BillBerry Apartments nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione w apartamencie. Ewentualny zwrot rzeczy znalezionych, możliwy jest wyłącznie na koszt Klienta.

8. Usługi dodatkowe

8.1 Klient ma możliwość zamówienia usług dodatkowych według poniższego cennika:

  • Dostawka (jednoosobowe łóżko polowe) - 80 zł/doba*
  • Dziecięce łóżeczko turystyczne - 60 zł opłata jednorazowa za cały pobyt*
  • Transfer z lotniska - cena ustalana indywidualnie
  • Pobyt zwierzęcia - 50 zł/doba, wyłącznie w wybranych Apartamentach
  • Dziecięca wanienka / nocnik / stopień dla dziecka - bezpłatnie, dostępne w miarę możliwości*
  • Krzesło pod prysznic dla osoby niepełnosprawnej - bezpłatnie, dostępne w miarę możliwości*
  • Usługa wymiany pościeli oraz ręczników - cena ustalana indywidualnie w zależności od liczby gości. Termin oraz godzina usługi musi być uzgodniony najpóźniej w dniu usługi do godz. 10:00 oraz potwierdzony z BillBerry Apartments
  • Usługa sprzątania apartamentu  - 150 zł, usługa jednorazowa
  • Parawany oraz leżaki plażowe - bezpłatnie, dostępne w miarę możliwości*

*Dostępna ograniczona liczba, wymagana wcześniejsza rezerwacja oraz potwierdzenie przez BillBerry Apartments.

9. Pobyt zwierząt

9.1. Wyłącznie w wybranych Apartamentach istnieje możliwość przebywania zwierząt domowych. Obsługa Apartamentu ma prawo odmówić jego udostępnienia Klientom, którzy zabrali ze sobą zwierzę domowe bez uprzedniego uzgodnienia.

9.2. Psy cały czas muszą być trzymane na smyczy. Wymagana książeczka potwierdzająca aktualne szczepienia. Dla psa powinno być zabrane legowisko. Zabrania się przebywania zwierząt na kanapach, sofach, fotelach itp.

9.3. Za pobyt zwierząt pobierana jest dodatkowa opłata, zgodnie z cennikiem Usług dodatkowych.

9.4. Właściciel zobowiązany jest do sprzątania po swoim zwierzęciu.

9.5. Klient ponosi  całkowitą odpowiedzialność za pobyt zwierzęcia oraz ewentualne szkody przez niego poczynione, w tym w szczególności za czyszczenie dywanów, foteli, kanap z sierści lub usuwanie nieprzyjemnego zapachu.

9.6. W przypadku gdy w dniu wymeldowania, stan Apartamentu uniemożliwia pobyt kolejnym osobom, na Klienta zostanie nałożona kara pieniężna w wysokości dwukrotności ceny za dobę Apartamentu.

10. Odpowiedzialność

10.1. BillBerry Apartments nie ponosi odpowiedzialności za niedogodności, powstałe podczas pobytu, związane z:

  • Pracami budowlanymi lub wykończeniowymi prowadzonymi na terenie obiektu, w którym usytuowany jest Apartament i wokół niego;
  • Przerwaniem dostawy mediów z przyczyn niezależnych od BillBerry Apartments;
  • Hałasem z nieruchomości sąsiednich.

10.2. BillBerry Apartments nie ponosi odpowiedzialności za utratę lub uszkodzenie pojazdu pozostawionego przez Klienta w garażu przynależnym do Apartamentu lub na zewnętrznych miejscach parkingowych.

10.3. Klient ponosi odpowiedzialność za wszelkie spowodowane swoim działaniem szkody wynikające z korzystania z odpłatnych lub nieodpłatnych atrakcji, które znajdują się na terenie obiektu, w którym Klient wynajmuje apartament, takimi jak sauna, korty tenisowe, sale fitness, place zabaw itd.

10.4. Klient zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia szkód wyrządzonych przez siebie podczas pobytu oraz niezwłocznego pokrycia ich równowartości. Klient ponosi również pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez osoby przebywające za jego zgodą lub wiedzą w Apartamencie. Jeżeli zniszczenia uniemożliwiają dalszy najem, Klient dodatkowo ponosi finansową odpowiedzialność za każdy dzień wyłączony z wynajmu, w kwocie 300 zł/doba.

10.5. W przypadku zanieczyszczenia apartamentu wymiocinami Klient zobowiązany jest, na żądanie BillBerry Apartments, do pokrycia kosztów czyszczenia dywanów oraz innych zanieczyszczonych materiałów – w kwocie 1500 zł.

10.6. Palenie papierosów i innych wyrobów tytoniowych w Apartamentach oraz na klatkach schodowych i w garażu, a także używanie świec jest zabronione. Naruszenie zakazu, uprawnia BillBerry Apartments do nałożenia kary umownej w wysokości 500 zł.

10.7. W razie niedokonania zwrotu Apartamentu po zakończeniu Umowy, Klient zobowiązany jest do zapłaty dwukrotności aktualnej ceny za dany Apartament, określonej na stronie www.billberry-apartments.pl, za każdą dobę po dacie zakończenia Umowy.

10.8. Podczas wymeldowania Klient zobowiązany jest do oddania wszystkich udostępnionych kluczy lub kart wejściowych oraz pilotów. W przypadku nieoddania, Klient ponosi opłatę odpowiednio 350 zł (klucze, karta wejściowa) lub 200 zł (pilot).

10.9. W apartamencie nie może przebywać większa liczba osób niż podana podczas rezerwacji. Jeżeli liczba osób będzie większa, Klient zostanie obciążony dodatkową opłatą w wysokości 100 (stu) złotych za każdą dodatkową osobę. BillBerry Apartments zastrzega sobie prawo do odmowy udostępnienia kluczy w przypadku przekroczenia dopuszczalnej liczby osób w Apartamencie.

11. Reklamacje

11.1. W razie zaistnienia nieprawidłowości Najemca ma prawo do złożenia reklamacji w terminie 14 dni od ich wystąpienia. Reklamacje należy przesyłać pisemnie na adres siedziby BillBerry Apartments lub pocztą elektroniczną na adres reklamacje@billberry-apartments.pl.

11.2. Rozpatrzenie reklamacji następuje w terminie 30 dni roboczych od jej otrzymania. O jej rozpatrzeniu Klient zostanie niezwłocznie powiadomiony listem poleconym lub drogą elektroniczną, na odpowiedni adres wskazany w treści reklamacji.

11.3. BillBerry Apartments nie przewiduje możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji. Dla dochodzenia roszczeń na drodze sądowej, sądem właściwym dla siedziby BillBerry Apartments, jest Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, a pozwanym powinna być spółka BillBerry Capital Group S.A. z siedzibą w Gdańsku. Konsumentowi przysługuje również prawo zwrócenia się o pomoc do Miejskiego lub Powiatowego Rzecznika Konsumentów.

12. Dane kontaktowe

12.1. Biuro BillBerry Apartments, właściwe do zameldowania i wymeldowania, a także udostępnione do bieżącej obsługi w trakcie trwania Umowy, mieści się pod adresem: Aleja Niepodległości 709/2 , 81-853 Sopot.

12.2. Kontakt telefoniczny z biurem możliwy jest pod numerem telefonu: +48 572 090 800 lub +48 573 090 800.

12.3. Adresem korespondencyjnym jest siedziba BillBerry Apartments, wskazana w pkt. 2.2. Regulaminu oraz w komparycji Umowy.

12.4. Wszelkiego rodzaju zapytania, Klient może kierować również za pomocą poczty elektronicznej na adres: rezerwacje@billberry-apartments.pl.

13. Polityka prywatności

13.1. Administratorem danych osobowych jest BillBerry Capital Group S.A. z siedzibą w Gdańsku (80-309), przy al. Grunwaldzkiej 472, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: 0000716777, NIP: 5842767963, REGON: 369471268.

13.2. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji Umowy i Regulaminu. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do korzystania z usług BillBerry Apartments. Dane osobowe będą przetwarzane do czasu upływu przedawnienia roszczeń, wynikających z Umowy lub Regulaminu, a w przypadku danych zebranych na podstawie zgody do czasu jej odwołania.

13.3. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:

  • Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność ich przetwarzania w celu realizacji i wykonania umowy;
  • Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obsłudze korespondencji oraz działaniach marketingowych.

13.4. Klientom przysługuje prawo dostępu do danych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Klientowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.

13.5. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest udzielona zgoda, Klient ma prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Dane mogą podlegać profilowaniu w zakresie udzielonej zgody.

13.6. Dane osobowe mogą zostać przekazane firmom świadczącym usługi obsługi księgowej.

13.7. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, można kontaktować się listownie na adres siedziby Administratora, wskazany w pkt 12.1. lub elektronicznie na adres mailowy: daneosobowe@billberry.pl. Klientowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

REGULATIONS OF SHORT TERM APARTMENT RENTAL VALID FROM 10/07/2019

1. GENERAL CONDITIONS

1.1. These Regulations specify the terms and conditions of booking and renting short-term premises available in the BillBerry Apartments offer and it is an integral part of the short-term rental agreement concluded between the Customer and BillBerry Apartments, the model of which is attached to the Regulations. As part of a short-term rental agreement for an apartment, BillBerry Apartments undertakes to provide the apartment to the client and the customer to pay the remuneration and comply with the rules set out in the concluded Agreement and these Regulations.

1.2. Before making a reservation, the Customer is obliged to read the Regulations. Making a reservation is tantamount to accepting its content.

1.3. BillBerry Apartments declares that it has a legal title to the Apartment which is the subject of the contract concluded with the Client and is entitled to provide the temporary service of making the Apartment available for tourist or leisure purposes.

1.4. BillBerry Apartments informs clients that on the basis of art. 38 point 12 of the Act of May 30, 2014. on consumer rights, in the case of a contract for the provision of accommodation services, other than for residential purposes, the consumer is not entitled to withdraw from a distance contract, which the customer hereby acknowledges.

2. DEFINITIONS

2.1. Apartment - a dwelling being offered by BillBerry Apartments, described in detail at www.billberry-apartments.pl or other intermediary portals, being the subject of a reservation or Agreement;

2.2. BillBerry Apartments - BillBerry Capital Group S.A. based in Gdańsk (80-017), at ul. Trakt Św. Wojciecha 149, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register by the District Court Gdańsk-Północ in Gdańsk, VII Commercial Division of the National Court Register under number: 0000716777, NIP: 5842767963, REGON: 369471268, with share capital: PLN 100,000.00, fully paid-up ;

2.3. Client - a natural or legal person who is a party to a short-term lease of a flat or who wants to use the services of BillBerry Apartments.

2.4. Regulations - these Short-Term Rental Regulations;

2.5. Resident - a person appointed by BillBerry Apartments, who is authorized to deliver and receive the Apartment from the Customer, as well as to other activities specified in these Regulations;

2.6. Website - website www.billberry-apartments.pl, with the help of which a booking platform is available;

2.7. Agreement - a short-term apartment rental agreement concluded between the Customer and BillBerry Apartments, the model of which is attached to the Regulations.

3. RESERVATION

3.1. Making a reservation is tantamount to accepting the content of the Regulations.

3.2. Apartment reservations can be made as follows:

  • Using the booking form provided by BillBerry Apartments, via the website www.billberry-apartments.pl;
  • Via the hotline at: + 48 572-090-800 available only from Monday to Friday from 9:00 to 17:00;
  • To the e-mail address: rezerwacje@billberry-apartments.pl;
  • Personally, at the BillBerry Apartments office located in Sopot, at Aleja Niepodległości 709/2, open from 9:00 am to 5:00 pm from Monday to Friday;
  • Using the intermediary portal cooperating with BillBerry Apartments.

3.3. During the booking, the Customer is obliged to provide the following information:

  • Date of stay (check-in and check-out date);
  • Selected Apartment;
  • Contact details (name, surname, telephone number, address);
  • Number of people in the Apartment, with the reservation that it can not exceed the number of people indicated in the offer;
  • Scheduled arrival time;
  • Additional services.

3.4. Confirmation of booking by BillBerry Apartments is made by delivery to the e-mail address provided by the Customer during the booking process, messages with information about the confirmation of booking, summary of the offer and determination of the total price of the service.

3.5. A child up to 6 years of age, who sleeps with their guardian or in their own private bed, for which extra bedding is not required, is free of charge. There can be one child up to 6 years of age per child, whose stay is free. At the time of booking, please provide the total number of people with the age of children and separately children whose stay is treated as free (information should be added in the REMUNERATION tab).

4. BOOKING FEE

4.1. Within two business days, counted from the date of receipt of the booking confirmation, referred to in point 3.4, the Customer is obliged to pay the reservation fee, by means of a bank transfer or online form of payment, in the amount of 30% of the total price of the service indicated in the booking confirmation. Failure to pay the reservation fee is tantamount to cancellation of the booking, without the need to set an additional deadline to settle the benefit.

4.2. Unless the parties agree otherwise, the Customer is obliged to pay the total price of the service (less the reservation fee), at the latest on the day of check-in, in the form of cash, payment by credit card or through the DotPay system.

4.3. If the booking fee is paid by bank transfer, directly before the planned date of arrival, BillBerry Apartments may request the Customer to provide confirmation of the transfer.

5. CHANGE/CANCEL BOOKING

5.1. A change of reservation is possible only if the Apartment has not already been booked in another time chosen by the Client. If the price of the service in the new term is higher than the previous one, the customer is obliged to cover the difference in the price of the service. Change of reservation is possible up to 14 days before the planned arrival.

5.2. Cancellation is possible up to 30 days before the planned arrival. In this case, the paid reservation fee is returned within 7 business days to the bank account number indicated. In the event of cancellation after the specified date, the reservation fee will not be refunded.

5.3. In the event of a force majeure, ie extraordinary circumstances, independent of any of the parties, natural disasters, strikes, hostilities or other exceptional situations that prevent the service, BillBerry Apartments have the right to withdraw from the Agreement with the obligation to return all payments made by the Customer to the indicated account bank.

5.4. In the case of occurrence in the Apartment, unforeseen by the Client, unforeseeable circumstances, the consequences of which can not be removed, BillBerry Apartments will offer the Client a substitute apartment with a similar standard. In this case, the Customer has the right to withdraw from the concluded Agreement with the obligation to return all payments made by the Customer to the indicated bank account.

6. REPLACEMENT AND DEMANDING

6.1. Check-in starts at 15:00 on the day of check-in and ends at 11:00 on the day of check-out. The Customer is obliged to inform BillBerry Apartments, at the latest one day before arrival, of the estimated time of key collection to the Apartment and at the latest the day before check-out, of the estimated time of leaving the Apartment and return the keys. Upon check-out, the keys are picked up by the Resident directly in the Suite.

6.2. Check-in is from 15:00 to 21:00, directly at the BillBerry Apartments office located at al. Niepodległości 709/2, 81-853 Sopot, tel. + 48 572 090 800 or at the place and time indicated by the BillBerry Apartments designated by the employee. In the case of a check-in after 21:00, the Resident passes the keys to the indicated apartment, for which the reservation was made. Late check-in is subject to a surcharge, payable in cash on arrival:

  • Between 21:00 and 00:00, 100 (say: one hundred) polish zlotys,
  • From 00:00 to 4:00, 150 (say one hundred and fifty) polish zlotys. In order to confirm the possibility of check-in before 15:00 and after 21:00, advance contact with BillBerry Apartments is required.

6.3. In case of check-out before 7:00, an additional fee of 100 (in words: one hundred zlotys) is charged.

6.4. In the event of a delay in arriving at the agreed time, the Client is obliged to immediately notify BillBerry Apartments by phone. In the absence of contact with the customer, the reservation may be canceled.

6.5. At the time of check-in, the customer is required to show an ID card containing a photo and to provide the payment card number. Which is the owner and date of its validity together with the CCV number. In the absence of a payment card, a security deposit of 500 (say: five hundred) polish zlotys to 2000 (in words: two thousand) polish zlotys is charged. The amount of the deposit may vary depending on the nature of the stay (a higher amount may be charged for special events and stays on public holidays) and the number of people. The deposit is refunded upon check-out. Data from a payment card or deposit is a security for claims for damages. The collection and return of the keys can only be made by the adult person making the reservation. Deductions due BillBerry Apartments from the deposit does not exclude claims for damages, the value of which exceeds the bail collected.

6.6. BillBerry Apartments reserves the right not to issue keys to the Apartment to persons under the influence of alcohol, intoxicants, aggressively behaving and posing a direct threat to other people and property or persons without photo ID on the day of check-in. BillBerry Apartments may refuse to accept Customers who have previously grossly violated the Agreement or the Regulations, including if they have unpaid payments.

6.7. Before check-out, BillBerry Apartments reserves the right to check the technical condition of the apartment. In the case of damage found during the stay, the customer is obliged to cover the costs of repair in full, at the latest on the day of check-out.

6.8. Early departure for reasons not attributable to BillBerry Apartments does not entitle you to claim reimbursement for unused benefits. .

7. CUSTOMER OBLIGATIONS DURING THE STAY IN THE APARTMENT

7.1. The Customer undertakes to use the Apartment only for tourism or leisure purposes and may not give the apartment a sublease or use it free of charge to any third parties.

7.2. Immediately after the check-in, the Customer should report any irregularities found in the Apartment, otherwise it may result in the Customer being charged for repair costs of the damage.

7.3. The apartment has a quiet night from 22:00 to 7:00. In the event of non-compliance with generally accepted norms of social coexistence, disturbing the neighbors' peace, BillBerry Apartments reserves the right to immediately terminate the Agreement, without the obligation to reimburse the unused time of stay.

7.4. Organizing all kinds of events in the apartments is prohibited. In the event of breaking the ban on the organization of events, the Lessor reserves the right to immediately terminate the Agreement, without the obligation to reimburse the unused time of stay.

7.5. Without the prior written consent of BillBerry Apartments, the Customer may not make publicly available, in particular on the Internet portals, photos or videos made in the Apartment, on which its equipment is visible.

7.6. The customer is obliged to maintain and return the apartment intact. Guests of the apartment on the day of departure are required to throw away trash in containers that are outside the building.

7.7. BillBerry Apartments or another designated person has the right to enter the apartment to remove a breakdown or if there is a reasonable suspicion that the customer violates the provisions of the Regulations.

7.8. The customer is obliged to pay special attention to the proper operation of water valves and electrical devices. Due to the regulations on fire protection, the customer can not use any equipment supplied with electricity, not constituting equipment, except for: a computer, a razor, a hair dryer.

7.9. BillBerry Apartments is not responsible for any items left in the apartment. Any return of found items is possible only at the expense of the customer.

8. ADDITIONAL SERVICES

8.1. The customer can order additional services according to the following price list:

  • Extra bed (single-bed camp bed)* - 0 PLN / day.
  • Children's travel cot* - 60 PLN - one-time payment for the entire stay.
  • Transfer from the airport - price is determined individually.
  • Stay of an animal - 50 PLN / day, only in selected Apartments.
  • Bathtub for children/potty/ grade for child* - free, available as much as possible.
  • A shower chair for a disabled* - free, available as much as possible.
  • Bedding and towels exchange service price determined individually depending on the no. of guests. The date and time of the service must be agreed at the latest on the day of service until 10:00 and confirmed with BillBerry Apartments.
  • Cleaning service of the apartment - 150 PLN - one-time service.
  • Bath screens and beach chairs* - free, available as much as possible.

* Limited number available, advance booking required and confirmation by BillBerry Apartments.

9. ANIMAL STAY

9.1. Only in selected Apartments, it is possible to stay with pets. Apartment service has the right to refuse to make it available to customers who have taken a pet with them without prior agreement.

9.2. Dogs must be kept on a leash all the time. Required book confirming current vaccination. A bed should be taken for a dog. It is forbidden to stay animals on sofas, sofas, armchairs etc.

9.3. An additional fee is charged for animals, according to the Supplementary Services price list.

9.4. The owner is obliged to clean up after his animal.

9.5. The customer bears full responsibility for the stay of the animal and any damage it has caused, including in particular for cleaning rugs, armchairs, sofas, or removing unpleasant odors.

9.6. If, on the day of the check-out, the condition of the Apartment makes it impossible for another person to stay, a penalty of twice the price per night will be imposed on the Customer.

10. LIABILITY

10.1. BillBerry Apartments is not responsible for any inconvenience caused during the stay related to:

  • Construction or finishing works carried out on the premises where the Apartment is located and around it;
  • Discontinuation of media supplies for reasons beyond the control of BillBerry Apartments;
  • Noise from neighboring properties.

10.2. BillBerry Apartments is not responsible for the loss or damage of the vehicle left by the customer in the garage belonging to the apartment or outside parking spaces.

10.3. The customer is liable for any damages resulting from the use of paid or unpaid attractions that are on the premises where the customer rents an apartment, such as a sauna, tennis courts, fitness rooms, playgrounds, etc.

10.4. The customer is obliged to immediately report damage caused by him during his stay and immediately cover their equivalent. The Customer also bears full responsibility for damages caused by persons staying with his consent or knowledge in the Apartment. If the damage prevents further rental, the Client additionally bears financial responsibility for each day excluded from renting, in the amount of PLN 300 / day.

10.5. In the event of contamination of the apartment with vomit, the Customer is obliged, at the request of BillBerry Apartments, to cover the costs of cleaning carpets and other contaminated materials - in the amount of PLN 1,500.

10.6. Smoking cigarettes and other tobacco products in apartments and stairwells and in the garage, as well as the use of candles is prohibited. Violation of the ban, entitles BillBerry Apartments to impose a contractual penalty in the amount of PLN 500.

10.7. If the apartment is not returned after the end of the Agreement, the Client is obliged to pay twice the current price for the Apartment specified on the website www.billberry-apartments.pl, for each day after the end of the Agreement.

10.8. Upon check-out, the Client is obliged to hand over all keys or entry cards and pilots provided. In the event of non-payment, the customer pays PLN 350 (keys, entrance card) or PLN 200 (remote controler), respectively.

10.9. The apartment can not be occupied by a larger number of people than the one provided during the booking. If the number of people is higher, the Client will be charged an additional fee of 100 (one hundred) zlotys for each additional person. BillBerry Apartments reserves the right to refuse to provide keys if the number of people in the Suite is exceeded.

11. COMPLAINTS

11.1. In the event of irregularities, the Lessee has the right to file a complaint within 14 days of their occurrence. Complaints should be sent in writing to the address of the BillBerry Apartments office or by e-mail to the address reklamacje@billberry-apartments.pl

11.2. Consideration of the complaint takes place within 30 business days of its receipt. The customer will be notified immediately about it, by registered mail or by e-mail, to the appropriate address indicated in the complaint.

11.3. BillBerry Apartments does not provide for the possibility of using out-of-court ways to deal with complaints. For judicial redress, the court competent for the BillBerry Apartments is the District Court Gdańsk-North in Gdańsk, and the defendant should be BillBerry Capital Group S.A. based in Gdańsk. The consumer also has the right to ask the Municipal or Poviat Consumer Ombudsman for help.

12. CONTACT DETAILS

12.1. The BillBerry Apartments office, competent for check-in and check-out, and made available for ongoing service during the Agreement, is located at: Aleja Niepodległości 709/2, 81-853 Sopot.

12.2. Telephone contact with the office is available by phone: +48 572 090 800 or +48 573 090 800.

12.3. The address for the correspondence is BillBerry Apartments, indicated in point 2.2. Of the Regulations and in the comparison of the Agreement.

12.4. All kinds of inquiries, the Customer can also send via e-mail to the following address: rezerwacje@billberry-apartments.pl.

13. PRIVACY POLICY

13.1. The administrator of personal data is BillBerry Capital Group S.A. based in Gdańsk (80-017), at ul. Trakt Św. Wojciecha 149, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register by the District Court Gdańsk-Północ in Gdańsk, VII Commercial Division of the National Court Register under number: 0000716777, NIP: 5842767963, REGON: 369471268.

13.2. Personal data are processed in order to implement the Agreement and the Regulations. Providing data is voluntary, however, necessary to use BillBerry Apartments. Personal data will be processed until the expiry of the limitation of claims arising from the Agreement or the Regulations, and in the case of data collected on the basis of consent until its revocation.

13.3. The basis for the processing of personal data is:

  • Article 6 para. 1 lit. b RODO - the necessity of their processing in order to implement and perform the contract;
  • Article 6 para. 1 lit. f RODO - legally legitimate interest of the administrator consisting in handling correspondence and marketing activities.
  • 13.4. Customers have the right to access data and the right to request their rectification, deletion or limitation of their processing. The customer has the right to object to the processing of personal data.

    13.5. To the extent that the basis for the processing of personal data is granted, the customer has the right to withdraw consent. The withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing which was carried out on the basis of consent before its withdrawal. Data may be subject to profiling within the scope of granted consent.

    13.6. Personal data may be provided to companies providing accounting services.

    13.7. In all matters relating to the processing of personal data and the use of rights related to the processing of data, you can contact by post at the address of the Administrator's office, indicated in point 12.1. or electronically to the e-mail address: daneosobowe@billberry.pl. The customer has the right to lodge a complaint to the supervisory body dealing with the protection of personal data (the President of the Office of Personal Data Protection).